Invoice Trong Xuất Nhập Khẩu Là Gì

Invoice là gì? Tại sao Invoice lại đóng vai trò quan trọng trong quản lý giao dịch kinh doanh, đặc biệt là trong xuất nhập khẩu? Invoice có gì khác biệt với Bill và Receipt? Không chỉ đơn thuần là chứng từ ghi nhận giá trị hàng hóa, Invoice còn liên quan mật thiết đến các quy định pháp lý, quy trình thanh toán và thủ tục hải quan. Bài viết này sẽ làm rõ hơn về các loại Invoice phổ biến như Proforma Invoice (PI), Commercial Invoice (CI), và các loại hóa đơn khác, đồng thời hướng dẫn cách lập, xuất, và quản lý hóa đơn hiệu quả để giúp doanh nghiệp tránh sai sót và tối ưu hóa quy trình thanh toán.

Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận

Certificate Invoice là gì? Là hóa đơn được sử dụng để xác nhận xuất xứ hàng hóa với chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp. Bên cạnh chức năng xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, hóa đơn xác nhận còn được dùng như một chứng từ có chức năng như hóa đơn

Các thông tin cần có trong Invoice

Một invoice thường bao gồm các nội dung cơ bản sau:

Thông thường, đính kèm invoice sẽ có một số chứng từ khác có liên quan để thực hiện các thủ tục hải quan, cấp chứng nhận xuất xứ C/O. Đây cũng là chứng cứ để doanh nghiệp có thể căn cứ vào để giải quyết vào những khiếu nại về việc hàng hóa (chất lượng, số lượng, …) cũng như các dịch vụ hỗ trợ khác đi kèm đối với đơn vị bán.

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP số 38/2019/QH14, khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan, doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn thương mại (invoice) được sử dụng nếu thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu và cơ quan Thuế không quản lý.

=>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử đã sẵn sàng trên Phần mềm quản trị doanh nghiệp MISA AMIS

Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự

Consular Invoice là gì?  Là hóa đơn xác nhận được cấp bởi lãnh sự của nước người mua, đang sống và làm việc tại nước người bán. Hóa đơn lãnh sự sẽ được lãnh sự quán đóng dấu, ủy quyền, nó có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice là một thỏa thuận bị ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự thống nhất của cả hai bên bán và mua đối với các điều kiện thanh toán và giá niêm yết. Bên cạnh đó, invoice cũng có những vai trò, chức năng khác:

Vai trò trong xuất nhập khẩu của Invoice là gì ?

Customs Invoice – Hóa đơn hải quan

Hóa đơn hải quan Customs Invoice là gì? Là hóa đơn dùng để tính toán trị giá hàng hóa theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí khác của hải quan. Hóa đơn này chủ yếu dùng trong khâu tính thuế, nó có chức năng yêu cầu thanh toán tiền nên không được lưu thông.

Phân loại Invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice có thể được phân loại theo một số tiêu chí khác nhau. Tùy vào mục đích sử dụng mà invoice được chia thành các loại sau:

Commercial Invoice là hóa đơn thương mại, được sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết về giá trị, số lượng và tính chất của hàng hóa trong một giao dịch thương mại.

Đây được xem là một tài liệu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu và thường được yêu cầu phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu để thực hiện các thủ tục như vận chuyển, thanh toán và thông quan hải quan.

Proforma Invoice hay còn gọi là hoá đơn chiếu lệ, là một phiên bản tạm thời của hóa đơn thương mại. Nó cung cấp thông tin về giá trị, số lượng và tính chất của hàng hóa hoặc dịch vụ được bán trong một giao dịch thương mại.

Tuy nhiên, khác với Commercial Invoice, Proforma Invoice không có giá trị pháp lý và không tạo nghĩa vụ thanh toán.

Tax Invoice hay hóa đơn thuế, là một loại hóa đơn được sử dụng để đăng ký và thuế giá trị gia tăng (VAT) và các khoản thuế khác đối với một giao dịch thương mại.

Tax Invoice phải tuân thủ các quy định của cơ quan thuế địa phương và phải chứa các thông tin bắt buộc như mã số thuế của người bán và người mua, số lượng và mô tả chi tiết của hàng hóa hoặc dịch vụ, giá cả, thuế phải trả và tổng giá trị giao dịch.

Nó được sử dụng để tính thuế và có giá trị pháp lý, yêu cầu người mua thanh toán.

Electronic Invoice được gọi là hóa đơn điện tử. Là một loại hóa đơn được tạo và truyền qua hệ thống điện tử đi kèm với chữ ký số, thay vì in và gửi bằng giấy. Nó giúp đơn giản hóa quy trình gửi và xử lý hóa đơn, tiết kiệm thời gian và giảm khối lượng giấy tờ.

Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử và các quy định liên quan có thể khác nhau trong từng quốc gia hoặc khu vực. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử thường được chấp nhận và có giá trị pháp lý tương tự như hóa đơn truyền thống.

Việc lập hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong giao dịch giữa người bán và người mua. Dưới đây là những lưu ý cần nhớ khi làm hóa đơn:

Vai trò và chức năng của Invoice trong xuất nhập khẩu

Hiểu rõ invoice là gì sẽ hiểu được ý nghĩa và vai trò của invoice. Về cơ bản, invoice là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên (bên bán và bên mua) đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Ngoài ra, invoice cũng có những chức năng, vai trò khác:

Những nội dung quan trọng trong invoice và cách lập

Mặc dù invoice được lập theo form của người bán, nhưng vẫn phải tuân thủ một số nội dung như sau:

Tiêu đề có thể là Inovice hoặc Commercial invoice

Số invoice có thể ghi theo số của hóa đơn theo thông lệ lưu chứng từ của công ty.

Date: Phải trước hoặc trùng với ngày ký B/L. Trong trường hợp thanh toán trả trước, ngày hóa đơn có thể trước ngày giao hàng.

Hai bên điều chỉnh lại hợp đồng bằng cách làm thêm một bản phụ lục với giá mới hoặc lượng mới. Khi đó, giá và lượng trên hóa đơn sẽ thay đổi theo phụ lục của hợp đồng. Các chứng từ làm ra phải phù hợp theo phụ lục.

Là vẫn giữ lại lượng và hoặc giá của hợp đồng. Không có phụ lục nào được làm ra, lúc đó trên hóa đơn người bán trình bày tách phần giảm trừ ra.

Phương thức thanh toán (Payment term): ghi ngắn gọn các thông tin sau:

Phân biệt Invoice với Bil và Receipt

Để hiểu rõ hơn invoice là gì, doanh nghiệp, kế toán, người làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần phân biệt được Invoice với Bill và Receipt.

Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice là gì?

Commercial invoice được viết tắt là CI, là hóa đơn thương mại cao cấp hơn hoá đơn thông thường, được sử dụng để ghi lại bằng chứng về quá trình giao dịch ngoại thương giữa bên xuất khẩu (nhà cung cấp) và bên nhập khẩu (bên mua). Hóa đơn này có nội dung cụ thể hơn so với thực tế, đồng thời có chức năng như một lời yêu cầu thanh toán với bên nhập khẩu, mang tính chất thương mại. Nội dung của Commercial Invoice gồm phương thức vận chuyển lô hàng, chức năng cơ bản trong thanh toán, cơ sở khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, phương thức thanh toán, thời hạn, tên mặt hàng,…

Final Invoice – Hóa đơn chính thức

Hóa đơn chính thức – Final Invoice là hóa đơn cuối cùng xác định tổng giá trị đơn hàng mà bên mua phải thanh toán đủ cho bên bán. Final Invoice là cơ sở thanh toán tiền cuối cùng để hoàn thành giao dịch giữa hai bên.

Customs Invoice – Hóa đơn hải quan

Hóa đơn hải quan hay Customs Invoice, là hóa đơn dựa theo giá tính thuế và tính toán các khoản lệ phí khác của hải quan để thống kê giá trị hàng hóa. Hóa đơn này chủ yếu có chức năng yêu cầu thanh toán tiền, dùng trong khâu tính thuế nên sẽ không được lưu thông.

Những nội dung thường mắc lỗi khi lập invoice

Hóa đơn thương mại do người bán lập theo form của mình, do vậy trong quá trình lập không tránh một số sai sót dẫn đến điều chỉnh làm tốn thời gian và công sức. Sau đây HPT Consulting tổng hợp một số lỗi thường mắc phải như lập invoice như sau:

Ngoài ra đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ việc lập hóa đơn thương mại còn mắc phải một số lỗi như sai sót tên và địa chỉ của người thụ hưởng, người mở L/C so với L/C, người lập hóa đơn khác so với người quy định trong L/C, số lượng trọng lượng hàng hóa và tổng gái hóa đơn không phù hợp với L/C, số hản của hóa đơn không đủ theo quy định…..

Để tránh những lỗi như trên, trước khi giao hàng và lập hóa đơn người xuất khẩu phải kiểm tra với người nhập khẩu hoặc thuê dịch vụ, luật sư kiểm tra những thông tin cần phải ghi trong hóa đơn thương mại.